高级秘书：花瓶不是代名词

　　公司里的秘书小姐，在你心里的一贯形象是不是斯文有礼，闲闲地坐在写字楼里，管些接听电话、端茶送水、整理文件之类的活，甚至还常常与上司传出些绯闻。你的观念已经落后啦。20世纪的秘书被赋予的职责，是消极地等待主管的命令，配合周围的工作环境；而新世纪来临了，由于网络的四通八达，企业全球化的发展，促使秘书必须积极顺应变局，创新思维。“花瓶”，已经不再是秘书的代名词。

　　秘书做到50岁

　　按照“国际行政管理人员协会”的报告，在过去的几十年当中，秘书这一职位变化得很快，她们不再单纯扮演打字员或是办事员这样的角色，在行政管理工作方面也开始担负一定的职责，出现了“行政助理”、“专员”、“主管”这样的职位。

高级秘书被描述成这样一个特殊群体：谈吐高雅，学历大本以上，都能讲一口流利的英语；多年的外企工作经历使他们具有良好的沟通、判断和预见能力；年龄偏大，月薪不低。他们可能是跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。随着中国加入 W TO，越来越多的外资企业进入中国，中国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为人才市场上的珍稀资源。

据了解，目前人才市场中招聘高级秘书的主要有电脑、科技生物工程、光电通讯业等高科技企业。这些企业招聘秘书的要求相当高，除聪明、干练等一般要求外，还十分注重应聘者的沟通能力、组织才能，精通英语、电脑是基本要求，另外还须掌握相关的科技专业技能知识。

人们通常觉得秘书职业是碗“青春饭”，其实，在国外，许多成功的秘书在三四十岁左右即升到助理或是执行秘书（总裁秘书、总经理秘书）的位置，同样，有些50岁的秘书也能达到这样的水准。对于一个成功的秘书来说，是没有年龄上的限制的。

　　新世纪的专业秘书

　　21世纪的秘书，除了外形利落出色、学识涵养丰富、个性成熟稳重等传统的标准之外，还应具备现代条件：

第一，有问题能自己找答案。资深参谋人员应为主管设想出合理的方法，要主管做选择题而非是非题。

第二，情绪问题，能自行排解。世界上95％的秘书都是女性，21世纪无疑将是女性发展最快速也是最具挑战机会的世纪。专业秘书必须克服自身的情绪问题，力求成熟稳重。

第三，不断给自己找机会。化被动为主动。危机就是转机。

第四，随时准备。许多秘书抱怨加班，比老总还忙，这就违反了秘书工作的要求。主管随传随到这是必须的。

第五，话不多但中听。多数主管都很忙碌，没有时间听闲话。所以秘书在回答前必须思考，做到能言不繁。

第六，做事有分寸。做秘书最难的一件事，是揣度主管的心意。许多反应及作风都是在日积月累的沟通和协调中了解的。所以过度反应是需要避免的。

第七，凡事多观察。秘书就像气象局一样，主管及办公室的风吹草动都惟你是问。要适应环境，而非要环境适应你；要改变自己而非改变他人。

第八，能设身处地的考虑。秘书是未来办公室资讯的整合者，在这个前提下，你所拥有的资源最多也最完整，所以你的思维应该不是单一的，而是整合的。

第九，能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要你适当的出现，配合主管完成工作。所以你的沟通协调能力是相当重要的。

第十，有公关能力。秘书工作会涉及更多的顾客服务，也就是对外涉及联络的能力。秘书也将逐步迈向公关经理人甚至发言人的角色。

　　高级秘书七大高人之处

　　谈起高级秘书比一般秘书高在哪里，常郁青（29岁，某跨国公司中国区执行秘书）有着不少的感触。她给出了高级秘书的七大“高”人之处。

　　第一高　综合素质高

与一般秘书相比，高级秘书除了能够讲一口流利的英语，熟练的使用计算机和拟写各种文件等硬件之外，它更应该具备良好的沟通、组织、协调、一定的决策能力以及解决问题的能力。

　　第二高　责高权更重

高级秘书与一般的秘书的不同之处在于：高级秘书与领导层的沟通和联络会更多。向老板汇报工作的一些管理层人员以及部门秘书都会通过高级秘书找到老板，高级秘书承担着他们之间沟通的责任。责任大，犯错误的机会也多，一旦犯了就不会是小错误。

　　第三高　薪水高

与普通秘书相比，高级秘书的薪水还是相当可观的。普遍月薪不会低于8000元。

　　第四高　说服本领高强

普通秘书根本和老板说不上话，因而也就不具备去说服老板的基本条件；而高级秘书的地位比较特殊，老板交给的任务，在高级秘书觉得应该建议或者提示他的地方，就会指出来。并且采取一种委婉的语气，建议他“这样是不是会更好”，这样让他有一个从考虑到最后接纳的过程。

　　第五高　发展愿望高

国外有很多高层的秘书都是妈妈级的，就像一个长辈一样把所有的事情搞定；而在国内的环境下，这种情况是很少见的，在大部分人心中做秘书还是年轻的好一些，秘书们心中也会认为30多岁有经验也年轻的秘书会比40多岁的更有竞争力。在国内做了5年、10年或者更长时间的高级秘书，大多会考虑这种来自社会的压力，希望换一个行业，通常会选择从事行政、人力资源以及市场方面的工作。

　　第六高　道德水平要求高

高级秘书会接触到公司的一些财务等方面的重要的文件，因而保密是对老板的承诺和责任。取得老板的信任是很不容易的。建立信任需要磨合期。做好手头老板交给的每一件小事，经常和他沟通，长久如此，他才会觉得你比较认真，是可靠的。

　　第七高　成就感更高

把握住大老板和部门老板之间的态度和分寸是工作中最困难的事情。这需要一点技巧。工作中会时而出现突发事件，高级秘书会把解决某个有难度的问题视为一种挑战，一旦问题在苦思冥想之后有了答案，会喜出望外，特别有成就感。

　　着装秘笈：高贵典雅

　　那些可以代经理做临时决策的高级秘书，无论从学识上、机敏上还是人情世故的圆熟周到上，都是女性中的翘楚。高贵而可亲近的形象，是这种承上启下的位置上的必需。

　　高级秘书的忌讳，一是被人视作一言九鼎的决策者，二是被人怀疑其当断即断及周旋应对的能力。因此高级秘书着装，得在“一人之下，千人之上”，造型要无不用其好，材料却不可无不用其极。可以穿名牌褶皱式套装，可以用箱式真皮手提包，可以戴钻色闪闪的首饰，但手提包不能用鳄皮的，钻戒分量不可超过0.2克拉，套装不能选择女总裁最喜爱的牌子。

以上几种装束只要运用自如，恰到好处，就会成为最好的包装师，以高贵典雅、得体干练的形象出现在公司了。

　　秘书的三个等级

　　秘书大体上分为三种，初级秘书、中级秘书和高级秘书。

初级秘书包括公司前台接待、电话接线生、事务助理等。职责比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些，年龄一般不超过25岁。

中级秘书包括部门经理秘书、经理助理等，她们是中层管理者、中小公司经理的帮手。权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力，薪水自然也高一些，年龄一般在25~35岁左右。

高级秘书包括跨国公司执行官秘书、董事会秘书、总裁秘书等。这是处于管理高层的要职，领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼，年龄也偏大，这是秘书职位的顶点，到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵。目前，秘书行业仍然是女性一统天下。

　　不过，近年国际秘书金奖的获得者有一位是男士，这表明男性同样可以在这个领域一展身手。